Datenschutz bei Newslettern

Datenschutz

von Dorothee Steckel

Newsletter sind auch in Zeiten von Facebook, Instagram und Co. noch immer eines der erfolgreichsten Marketing-Tools. Um Newsletter rechtssicher, gemäß Telemediengesetz (TMG), Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) und Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu gestalten, hier ein paar Grundsätze, die es zu berücksichtigten gilt.

Eine Einwilligung in den Newsletter-Versand ist immer notwendig. Diese geschieht oftmals durch ein Anmeldeformular auf der Website. Hier gilt es, einige mögliche Fehlerquellen zu beachten:

  • Erklären Sie, wozu Sie die Daten nutzen.
  • Weisen Sie auf Versandhäufigkeit und mögliche Nutzung von externen Dienstleistern beim Versand des Newsletters hin.
  • Fragen Sie so wenig Daten wie möglich ab. Normalerweise reicht die E-Mail-Adresse aus. Alles andere muss als optional gekennzeichnet sein.
  • Weisen Sie schon bei der Anmeldung auf ihre Datenschutzerklärung hin und ergänzen Sie diese durch den Passus Newsletter und die dafür notwendigen Informationen.

Schon vor der DSGVO galt das sogenannte Opt-In-Verfahren, darunter wird die explizite Einwilligung für den Empfang der E-Mail verstanden. In Deutschland sind Sie mit dem sogenannten Double-Opt-In-Verfahren gut aufgestellt. Hierbei wird eine E-Mail mit Bestätigungslink an die angegeben E-Mail-Adresse verschickt. Erst mit dem Anklicken des Links wird die E-Mail-Adresse dem Mail-Verteiler hinzugefügt.

Denken Sie daran: Sie haben eine Nachweispflicht. Auf der sicheren Seite sind Sie mit der Dokumentation über den Zeitpunkt der Anmeldung und der Bestätigung durch den Empfänger, die IP-Daten und den Inhalt der Bestätigungsmail.

Der Newsletter selbst muss immer die Möglichkeit bieten, ihn jederzeit abzubestellen. Dieses Opt-Out-Verfahren bedeutet, dass die E-Mail-Adresse aus dem Verteiler ausgetragen wird. Am einfachsten ist dies durch einen Link im Newsletter selbst. Aber auch die Möglichkeit per Telefon und Briefpost muss gegeben sein.

Da ein Newsletter einen Telemediendienst darstellt, hat der Anbieter gem. § 5 TMG eine Impressumspflicht. Fügen Sie, wenn vorhanden, einen Link im Newsletter auf das Impressum der Firmenwebseite ein.

Haben Sie aus langjährigen Geschäftsbeziehungen einen großen Kundenbestand und möchten die vorhandenen E-Mail-Adressen für ihre Mail-Aktionen auch ohne explizite Einwilligung (nach § 7 Abs. 3 UWG) nutzen, so ist folgendes zu beachten:

  • Die E-Mail-Adresse haben Sie durch den Verkauf von Waren bzw. Dienstleistungen erhalten und wurde in der Vergangenheit auch für Direktwerbung von eigenen ähnlichen Waren bzw. Dienstleistungen genutzt.
  • Es muss nachweisbar sein, dass der Kunde der Nutzung nicht widersprochen hat bzw. bei der Erhebung und bei Nutzung der E-Mail-Adresse regelmäßig auf Widerspruch hingewiesen wird.

Wenn Sie diese Punkte berücksichtigen, steht Newslettern und Co. und damit einem guten Kundenkontakt nichts im Wege.

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