Datenschutz in Urlaubs- / Abwesenheitszeiten

Datenschutz

von Kristin Bock

Urlaub

Wenn ein Mitarbeitender in seinen wohlverdienten Urlaub geht, muss von Seiten des Unternehmens aus gewährleistet werden, dass zum einen die Kollegen informiert wurden, um eine Vertretung zu organisieren und zum anderen, dass die eingehenden E-Mails zeitnah bearbeitet werden können.

Abwesenheitsnotizen und Weiterleitung

Um sowohl die eigenen Kollegen als auch Externe über die eigene Abwesenheit zu informieren und eine zeitnahe Beantwortung der E-Mails zu gewährleisten, werden die unterschiedlichsten Wege beschritten. Einer davon ist die Abwesenheitsnotiz oder eine Weiterleitung der E-Mails an den vertretenden Kollegen. Eine Weiterleitung ohne Einwilligung des Absenders der E-Mail kann zu Problemen führen, wenn zum Beispiel unklar ist, ob die eingehende E-Mail privater Natur ist. Dieses Problem soll durch Betriebsvereinbarungen, welche die private Nutzung untersagen, ausgeschlossen werden. Allerdings kann nie ganz verhindert werden, dass Außenstehende, welche die Vereinbarung eventuell nicht kennen, dennoch private E-Mails senden. Es empfiehlt sich daher, statt einer Weiterleitung eine automatische Abwesenheitsnotiz einzurichten, welche angibt, dass auf diesem Account keine E-Mails bearbeitet werden und an welches Postfach der Absender sich alternativ wenden kann.

Urlaubslisten

Ein weiteres Problem ist die Urlaubsliste. Viele Arbeitgeber legen diese häufig aus, um möglichst alle Mitarbeitenden über den Urlaub zu informieren.

Gemäß § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG gilt: „Personenbezogene Daten eines Beschäftigten dürfen für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung erforderlich ist.“

Es stellt sich also die Frage, ob die Information über den Urlaub notwendig ist, um die Beschäftigungsverhältnisse der anderen Mitarbeitenden durchzuführen.

Das Auslegen einer solchen Liste ist nicht für die oben dargestellten Zwecke erforderlich. Es ist ausreichend, wenn die Mitarbeitenden wissen, welcher Kollege sich im Haus befindet und welcher nicht. Ein interner Gebrauch in der Personalabteilung ist da eine andere Sache. Dennoch ist auch hier daran zu denken, dass auch hier der Grund für die Abwesenheit nicht erforderlich ist und die Daten nach Wegfall des Zweckes zu vernichten sind. Dies können Sie Art. 17 Abs. 1 lit.) a entnehmen.

Tipp: Verwenden Sie diese Listen nur intern, ohne Angabe konkreter Gründe für die Abwesenheit und denken Sie an die Vernichtung dieser Liste. Dies gilt sowohl für die digitalisierte Liste, als auch für die papierene, da gemäß Art. 2 Abs. 1 DSGVO auch für die nichtautomatisierte Verarbeitung gilt.

Krankheit

Wenn ein Mitarbeiter erkrankt, treten abhängig davon, wie spontan die Krankheit eintrat und von deren Schwere, die unterschiedlichsten Probleme auf.

Krankmeldung

Bei einer Krankmeldung besteht keine Verpflichtung, dem Vorgesetzten die genauen Gründe für die Arbeitsunfähigkeit zu erläutern. Diese Informationen kann und darf der Arbeitgeber auch nicht bei dem behandelnden Arzt einfordern, auch wenn manche Arbeitgeber dies behaupten. Denn der Arzt unterliegt der Schweigepflicht gemäß § 203 Abs. 1 StGB.

Vermerk auf den Dienstplänen

Ein weiterer Streitpunkt ist oft, dass Arbeitgeber die Krankheit auf dem Dienstplan, welcher öffentlich zugänglich aushängt, vermerken. Auch hier stellt sich wieder die Frage, ob dies so zulässig ist. Der Datenschutz bestimmt eindeutig, dass ohne eine Rechtsgrundlage oder die Einwilligung des Betroffenen keine Daten veröffentlicht werden dürfen. Eine Rechtsgrundlage existiert an dieser Stelle nicht, insbesondere greift nicht der §26 Abs. 1 Satz 1 BDSG, da der Vermerk über eine Krankheit, womöglich mit genauer Diagnose, auf dem Dienstplan nicht zur Erfüllung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses nötig ist. Denn es ist völlig ausreichend, wenn die übrigen Mitarbeitenden informiert werden, dass jemand abwesend ist. Aus diesem Grunde empfiehlt es sich, den Dienstplan nur pseudonymisiert oder anonymisiert auszuhängen (sprich: keine Klarnamen) und keine Begründungen der Abwesenheit anzugeben. Das Namenskürzel genügt und als Angabe kann „anwesend“ oder „abwesend“ gewählt werden.

Ausgeschiedene Mitarbeitende

Wenn ein Mitarbeitender ausscheidet, stellt sich aus datenschutzrechtlicher Sicht vor allen Dingen die Frage nach dem Umgang mit dessen E-Mail-Account.

Umgang mit E-Mail-Adressen

Der erste Schritt an dieser Stelle ist selbstverständlich die Sperrung der E-Mail-Adresse, damit keine weiteren Mails mehr eingehen. Eine weitere Möglichkeit ist das Versenden einer automatischen E-Mail-Antwort, in der um erneute Zusendung an einen anderen Account gebeten wird. Dies ist nur ein geringer Eingriff in das allgemeine Persönlichkeitsrecht.

Wenn eine private Nutzung des E-Mail Accounts untersagt wurde, darf der Arbeitgeber den E-Mail-Account einsehen und die E-Mails, die für den täglichen Arbeitsablauf nötig sind, lesen. Andernfalls ist die Lage doch recht unklar und umstritten, ob die Möglichkeit besteht, Einsicht in den E-Mail Account zu nehmen.

Tipp: Um nicht in die Zwickmühle zu geraten, sollten bei Unterzeichnung des Arbeitsvertrages, spätestens aber mit dem Ausscheiden des Mitarbeitenden Regelungen getroffen werden, welche auch die weitere Nutzung des betroffenen E-Mail-Accounts durch den Arbeitgeber beinhalten.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Interessen der Arbeitgeber durchaus verständlich sind. Es ist nachzuvollziehen, dass diese einen möglichst guten Überblick über die Geschehnisse in Ihrem Betrieb wünschen und diesen Überblick zur Aufrechterhaltung des täglichen Ablaufs an all Ihre Mitarbeiter weitergeben möchten.

Dennoch darf das Recht des Betroffenen auf Datenschutz nicht vergessen werden.

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