Datenschutz-Risiko bei Kopier-Geräten

Datenschutz

von Thomas Althammer

Moderne Kopierer haben sich zu Multifunktionsgeräten weiterentwickelt. Die hohe Verarbeitungsgeschwindigkeit gerade beim Kopieren ist nur möglich, weil Dokumente eingescannt und im Gerät auf einer Festplatte abgelegt werden. Erst im zweiten Schritt erfolgt dann der Druck der gescannten Seite, ähnlich wie der Ausdruck von Dateien am PC.

Akutes Sicherheitsrisiko

Je nach Gerät und Ausrüstung kann auf verschiedene Weise auf zuvor kopierte Dokumente zugegriffen werden. Jedes Gerät lässt sich in einem Techniker-Modus versetzen, der mitunter auch Zugriff auf die interne Festplatte ermöglicht. So können über einen solchen Zugang vertrauliche Dokumente abgerufen werden, die bereits Wochen zuvor kopiert wurden.

Die meisten aktuellen Kopierer werden in Unternehmen in das Netzwerk eingebunden und sind damit auch von außen steuerbar. Kennt man Wege und Möglichkeiten um auf ein solches Gerät zu kommen, stehen einem die noch im Zwischenspeicher verfügbaren Dokumente zur Verfügung.

Der Speicherplatz ist in aller Regel aber begrenzt, so dass je nach Modell und technischer Ausstattung die ältesten Dokumente automatisch gelöscht werden, wenn weitere Kopien angefertigt werden. Diese Zwischenspeicher können mittlerweile aber problemlos größere Datenmengen aufnehmen und das Risiko bleibt, dass sensible oder gar personenbezogene Informationen bei Wartungsarbeiten, Austausch/Verkauf des Geräts oder durch Manipulationen von außen anderen zugänglich werden.

Prüfung erforderlich

Fragen Sie beim Hersteller nach und rüsten Sie vorhandene Geräte mit Funktionen zum Löschen der internen Festplatte nach, insbesondere bei Rückgabe eines Leasinggeräts.

Gern unterstützen wir Sie in Datenschutzfragen und überprüfen vor Ort, ob die relevanten gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden und Ihre Geräte datenschutzkonform arbeiten.

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