Datenschutzkonforme Aufbewahrung von Personalakten

Datenschutz

von Thomas Althammer

Häufig werden Personalakten nicht angemessen vertraulich behandelt und aufbewahrt

Bei Bestandsaufnahmen und Risikoanalysen zum Datenschutz überprüfen wir auch die Umsetzung des Arbeitnehmerdatenschutzes. Dabei stoßen wir leider nur allzu häufig auf Mängel bei der Aufbewahrung von Personaldaten. Typische und aktuelle Beispiele sind hierfür unter anderen:

  • Fehlende Schließzylindern im Archivraum
  • Nicht abschließbare oder nicht abgeschlossene Aktenschränke
  • Aufbewahrung an zentral zugänglichen Stellen

Rechtliche Grundlagen

Im öffentlichen Bereich gibt es mit dem Bundesbeamtengesetz (BBG) eine eindeutige Regelung im § 106:

„[Die Personalakte] ist vertraulich zu behandeln und durch technische und organisatorische Maßnahmen vor unbefugter Einsichtnahme zu schützen.“

Das Gesetz definiert in § 107 weiter,

„… dass der Zugriff nur für Mitarbeiter gestattet ist, die mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragt sind.“

Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) hat leider keine so eindeutige Regelung, gibt mit § 4 Abs. 1 und § 32 aber auch schon enge Grenzen, die vom Bundesarbeitsgericht im Juli 1987 wie folgt präzisiert wurden:

„Aufgrund des verfassungsrechtlich gewährleisteten Persönlichkeitsschutzes ist der Arbeitgeber verpflichtet, Personalinformationen vertraulich zu behandeln (BAG vom 15.07.1987 – 5 AZR 215/86).“

Bereits drei Jahre zuvor wurde in einem anderen Urteil folgender Umgang definiert:

„Der Arbeitgeber verletzt das allgemeine Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers, wenn er dessen Personalakten einem Dritten ohne Wissen des Betroffenen zugänglich macht (BAG, Urteil vom 18.12.1984 – 3 AZR 389/83).

Umgang und Aufbewahrung von Personalakten

In der Praxis ergeben sich einige grundlegende Empfehlungen an die Aktenführung in der Personalverwaltung. Wir achten je nach Situation und Umfeld unter anderem auf die folgenden Aspekte:

  • Räume und Aufbewahrungsschränke sind stets zu verschließen und ggf. gesondert zu sichern. Überprüfen Sie regelmäßig, dass die vertrauliche Aufbewahrung gewahrt bleibt.
  • Bei besonders vertraulichen Informationen (z. B. Gesundheitsdaten) sind je nach Situation gesonderte Personalakten zu führen, wenn z. B. Revisionsstellen stichprobenartig im Rahmen ihres Prüfungsauftrages auf Personalakten zurückgreifen müssen.
  • Die Einsichtnahme sollte dokumentiert und eine Weitergabe auch in Teilen nur gegen Quittung erfolgen.
  • Beim Einsatz elektronischer Personalakten sind besondere technisch-organisatorische Maßnahmen zu ergreifen und im Rahmen der Verfahrensdokumentation festzulegen.

Bei Fragen stehen wir Ihnen gern beratend zur Seite.

 

Zurück