Orientierungshilfe E-Mail und Internet am Arbeitsplatz

Datenschutz

von Niels Kill

Die Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder haben eine Orientierungshilfe zur datenschutzgerechten Nutzung von E-Mail und Internet am Arbeitsplatz veröffentlicht

E-Mail und Internet am Arbeitsplatz sind mittlerweile in den meisten Unternehmen Standard.
Dabei nutzen Arbeitnehmer die digitalen Informations- und Kommunikationswege häufig nicht nur für betriebliche Belange, sondern auch für private.

Die Aufsichtsbehörden erreichen daher immer wieder Anfragen von Arbeitgebern, ob und in welchem Umfang die private Nutzung überwacht werden darf. Dabei geht es den Arbeitgebern in erster Linie um die Aufrechterhaltung der Systemsicherheit und um den Zugriff auf betriebliche E Mails, wenn der Beschäftige abwesend ist. Nicht zuletzt hat der Arbeitgeber auch ein Interesse daran, das Verhalten und die Leistung der Beschäftigten zu kontrollieren.

In Beratungsgesprächen stellte sich immer wieder heraus, dass den Arbeitgebern oftmals aus Unkenntnis gravierende datenschutzrechtliche Fehler unterlaufen, die im schlimmsten Falle sogar strafrechtlich relevant sind. Viele Arbeitgeber sind sich nicht hinreichend im Klaren, dass sie beim Umgang mit den personenbezogenen Daten der Beschäftigten und deren Kommunikationspartnern datenschutzrechtliche Anforderungen zu beachten haben.

Auch den Beschäftigten sind die Grenzen einer zulässigen Nutzung nicht immer bekannt oder sie befürchten eine lückenlose Überwachung durch den Arbeitgeber.

Was dabei zu beachten ist, wollen die Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder nun mit ihrer „Orientierungshilfe der Datenschutzaufsichtsbehörden zur datenschutzgerechten Nutzung von E-Mail und anderen Internetdiensten am Arbeitsplatz“ klarstellen. Die Orientierungshilfe soll sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern einen Überblick darüber geben, was aus datenschutzrechtlicher Sicht bei der Nutzung digitaler Kommunikationswege während des Berufsalltags zulässig ist. Auch die Regelungsmöglichkeiten des Arbeitgebers sind thematisiert.

Schutz personenbezogener Daten im Fokus

Insbesondere geht die Orientierungshilfe darauf ein, welchen Schutz die in der Kommunikation via E-Mail anfallenden personenbezogenen Daten genießen – und zwar sowohl der Beschäftigten selbst als auch ihrer Kommunikationspartner und anderer Betroffener wie etwa Dritter, deren Namen in einer E-Mail genannt wird.

Unter anderem werden folgende Themenbereiche behandelt:

  • Dürfen Arbeitnehmer am Arbeitsplatz das Internet privat nutzen?
  • Dürfen vom Arbeitsplatz aus private E-Mails versendet werden?
  • Darf ein Arbeitgeber auf das E-Mail-Postfach der Beschäftigten zugreifen, wenn diese abwesend sind?
  • Darf ein Arbeitgeber die Internetnutzung kontrollieren?
  • Welche Vorgaben kann ein Arbeitgeber zur Nutzung digitaler Dienste machen?

Neben Regelungen zur ausschließlich betrieblichen Nutzung finden sich auch Regelungen wenn eine private Nutzung erlaubt oder geduldet ist. Zudem geht die Orientierungshilfe auch auf besondere Regelungen für Geheimnisträger (Betriebsrat, Datenschutzbeauftragte, Betriebsarzt etc.) ein.

Betriebsvereinbarung für die private Nutzung des Internets

„Dieses Papier schafft endlich Klarheit im Dschungel der Kommunikation am Arbeitsplatz. Es enthält Hinweise zur datenschutzgerechten Kommunikation im modernen Büro und bietet erstmals eine Mustervereinbarung, die von den Unternehmen als Vorlage genutzt werden kann. Sowohl Arbeitgeber als auch Beschäftigte erfahren, welche Rechte sie haben, aber auch welche Pflichten es zu beachten gilt“

so Reinhard Dankert, Datenschutzbeauftragter von Mecklenburg-Vorpommern und Vorsitzender der Datenschutzkonferenz.

Die Orientierungshilfe dient in erster Linie privaten Arbeitgebern, Beschäftigten sowie Betriebsräten und stellt die datenschutzrechtlichen Anforderungen für die Bereitstellung von E-Mail und Internet am Arbeitsplatz dar, kann aber auch eine Orientierung für Behörden sein. Dabei werden sowohl die aktuelle Rechtslage als auch arbeitsrechtliche Grundsätze berücksichtigt.

Weitere Hinweise:

Die Orientierungshilfe steht auf der Seite des LfDI zum Download bereit
(https://www.datenschutz-mv.de/datenschutz/publikationen/download.html).

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