Unterweisung von Mitarbeitenden

Datenschutz

von Frank Boje

Es gibt nicht nur unterschiedliche Motivationen seine Mitarbeitenden zum Thema Datenschutz zu schulen, sondern auch verschiedene Methoden.

Häufig hören wir auf die Frage nach dem „Warum?“ die Antwort „Weil es gesetzlich vorgeschrieben ist.“

Tatsächlich verweist der Gesetzgeber an einigen Stellen darauf, das auch die dem Verantwortlichen unterstellten Personen geschult sein müssen und dass diese Schulungen nachzuweisen sind.

Trotzdem ist gerade dieser Beweggrund die am wenigsten geeignete Begründung.

Die Sensibilisierung von Mitarbeitenden aller Funktionsbereiche und aller Hierarchieebenen ist vielmehr das wesentliche Instrument um Datenschutzrisiken zu minimieren. Seit Mai 2018 ist die Anzahl gemeldeter Datenpannen bei allen Aufsichtsbehörden stark angestiegen. Auch wenn keine absoluten oder Prozentzahlen genannt werden, so wird doch immer wieder herausgestellt, dass der überwiegende Teil der gemeldeten Pannen durch den Faktor Mensch verursacht wird. Es ist daher unumgänglich ihre Mitarbeitenden, Mitglieder oder ehrenamtlich Tätigen regelmäßig über die Bedeutung von Datenschutz aufzuklären, und sie für den Umgang mit personenbezogenen Daten zu sensibilisieren.

Mögliche Unterweisungsformen

Präsenzschulung/Workshop

Diese Form der Unterweisung eignet sich am ehesten, wenn alle zu unterweisenden Mitarbeitenden zu einem Zeitpunkt zentral an der Unterweisung teilnehmen können. Der wesentliche Vorteil ist die Nähe der lehrenden Person und die Möglichkeit die Datenschutzthemen direkt und an die Lerngruppe angepasst zu vermitteln. Werden hierfür externe Referenten beauftragt, ergeben sich häufig relativ hohe Schulungskosten je Teilnehmer. Ferner sind Effizienz, Ergebnis und Nachhaltigkeit der Unterweisung stark von der Fachkompetenz des Unterweisenden abhängig.

Schriftliche Unterweisung

Diese sind eher pauschal gehalten. Die Individualisierung an die Bedürfnisse einzelner Teilnehmer oder Teilnehmergruppen ist nur schwer möglich. Schriftliche Unterweisungen  eignen sich besonders für die Vermittlung von Grundlagen, da sie nicht vollumfänglich auf unterschiedliche Funktionsbereiche im Unternehmen eingehen können.

E-Learning

Ein Angebot, welches immer häufiger am Markt auftaucht. Die Gründe hierfür sind vielfältig. Zwar handelt es sich, wie auch bei der schriftlichen Unterweisung, um ein Selbststudium, aber es besteht die Möglichkeit die Inhalte multimedial zu gestalten. Die Teilnehmenden sind unabhängig was den Ort und die Zeit angeht. Über die entsprechende Technik kann eine Unterweisung auch zu Hause durchgeführt werden. Dafür ist es wichtig, dass die technischen Hürden so niedrig wie möglich sind. Es ist besser, wenn nur ein Browser benötigt wird, statt ein komplettes Programm, das erst installiert werden muss.

Gute E-Learning-Angebote zeichnen sich dadurch aus, dass die Inhalte speziell auf die Bedürfnisse der Teilnehmenden angepasst werden können. Kleine separate Lerneinheiten je nach Zielgruppe individuell zu kombinieren, ist das Idealbild.

Was und wann sollte geschult werden?

Jeder Mitarbeitende im Unternehmen hat seinen Aufgabenbereich, und damit seine speziellen Fragen und Inhalte zum Thema Datenschutz. Der Mitarbeitende am Empfang muss andere Dinge zum Datenschutz beachten, als die Mitarbeitenden der Personalabteilung. Und der Vertriebsmitarbeitende mit häufigem Kundenkontakt hat einen anderen Fokus, als ein Angestellter im Archiv. Ein gewisses Grundverständnis des Themas sollte jedoch allen Mitarbeitern vermittelt werden, um Datenschutz im Unternehmen zu gewähren. Zusätzlich zu den Basisinhalten, die jeder Mitarbeitende vermittelt bekommt, werden die Inhalte um die Besonderheiten zu dem speziellen Aufgabengebiet ergänzt. Die Unterweisung sollte unmittelbar erfolgen. Entweder wenn ein Stellenwechsel im Unternehmen stattfindet, oder wenn ein Mitarbeiter neu im Unternehmen ist. Für die Aktualität und Kontinuität sollte dann jährlich eine Folgeunterweisung durchgeführt werden.

Fazit

Es gibt keine eindeutige Antwort auf die Frage wie sie Ihre Mitarbeitenden am besten schulen. Jede Methode hat Ihre Vor- und Nachteile. Häufig ist ein Mix die ideale Lösung. So können Sie z.B. Mitarbeitende die in datenschutzrechtlich nicht so sensiblen Bereichen eingesetzt werden durch eine schriftliche Information unterrichten. Den Großteil der Mitarbeitenden schulen Sie über speziell zusammengestellte E-Learning-Angebote und die Mitarbeitenden, die mit besonders sensiblen Daten arbeiten, werden individuell bei einer Präsenzschulung gecoacht.

Zurück