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Videokonferenzlösungen eingeführt, und jetzt?

Datenschutz

von Bastian Dingfeld

Das Coronavirus hat das Leben unserer Gesellschaft deutlich verändert. Persönliche Kontakte zu anderen Menschen sind kaum bis gar nicht möglich. Alltägliche Prozesse in der Kommunikation wurden. Nicht nur privat, sondern auch in Unternehmen ist es daher für viele nötig gewesen, neue Wege zu finden, die Kommunikation aufrecht zu erhalten.

Mit der heißen Nadel gestrickt

Viele Mitarbeitende mussten anfangen, von zu Hause aus zu arbeiten; Gespräche mit Kunden und Lieferanten finden digital statt. Ein Weg an Videokonferenzsystemen führte ab sofort nicht vorbei. Innerhalb kurzer Zeit ist es zum wichtigsten Kommunikationsmittel geworden. Die Einführung solcher Systeme wurde zu einem Rennen gegen die Zeit, andernfalls bleibt Arbeit und damit Umsatz auf der Strecke. Häufig leidet darunter die Planung – dabei ist sie der Grundstein für eine ordentliche und reibungslose Integration in die Unternehmensstruktur. Es ist ein Zusammenspiel mehrerer Parteien, das unter bestimmten Gegebenheiten das Beste herausholt. Ist das nicht gewährleistet, wird das Risiko bei der Einführung erhöht.

Webcast zum Thema "Videokonferenzlösung eingeführt, und jetzt?" mit Arne Wolff und Bastian Dingfeld

Die ruckartige Implementierung führt in Unternehmen nicht selten zu unerwarteten Konsequenzen. Im Falle von Videokonferenzen können das im einfachsten Fall noch witzige Situationen in den Besprechungen sein, wenn z.B. der Hund unerwartet im Hintergrund tobt. Es birgt aber auch deutlich relevante Herausforderungen. Ist die Technik die passende und steht sie allen zur Verfügung? Sind die Mitarbeitenden ausgestattet und geschult? Wurden Leitlinien erstellt?

Was es jetzt zu beachten gilt

Noch viel wichtiger kann die Frage sein: Darf ich das Videokonferenzsystem überhaupt nutzen und wenn ja, wie stelle ich es datenschutzkonform ein? Nicht jedes Tool ist gleichermaßen für den gewollten Zweck einsetzbar. Rechtliche Hürden in den Gesetzgebungen und auch die Anforderungen an IT-Sicherheit behalten auch in Zeiten von Pandemien ihre Gültigkeit. Selbst wenn die Einführung in Krisenzeiten der Unternehmenssicherung dient, ist im Nachhinein die Konformität zu prüfen und im Zweifel zu handeln.

Sollten Sie schon länger mit Videokonferenzsystemen arbeiten, haben Sie vermutlich viele mögliche Probleme bereits hinter sich gelassen. Doch auch dann lohnt sich ein regelmäßiger Blick darauf. Die Hersteller stehen derzeit im Rampenlicht und versuchen Ihre Produkte auf Grund der stark wachsenden Nutzerzahlen anzupassen. Die zum Teil weitreichenden Veränderungen können auch eine erneute Bewertung der aktuellen Infrastruktur bedeuten.

Fazit

Eine regelmäßige Überprüfung des ordnungsgemäßen Einsatzes der Videokonferenzsysteme – egal ob kürzlich und spontan oder mit ausreichender Planung eingeführt – verbessert nicht nur die Produktivität im Unternehmen sondern erfüllt auch den Anspruch an Datenschutz und Informationssicherheit.

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