So funktioniert die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)
Eine Arbeitsunfähigkeit meldet der Arzt oder die Ärztin in der Regel schon elektronisch an die Krankenkasse, Arbeitnehmende hingegen mussten bisher selbst ihren Arbeitgeber informieren – das ändert sich mit der eAU:
- Die Arztpraxis informiert die Krankenkasse über die Arbeitsunfähigkeit – das heißt, Arbeitnehmende müssen grundsätzlich keine Bescheinigung mehr bei ihrer Krankenkasse einreichen. Die entsprechenden Daten werden über die Telematikinfrastruktur verschlüsselt an die Krankenkasse übermittelt und sind entsprechend gesichert.
- Nur noch bis Ende Juni bekommen erkrankte Arbeitnehmende von der Arztpraxis die AU in Papierform ausgehändigt, die sie dann ihrem Arbeitgeber weiterleiten müssen – danach wird auch dieser Schritt digital. Krankenkassen sind dann dazu verpflichtet, eine Meldung zum elektronischen Abruf der AU-Daten für Arbeitgeber zu erstellen (§ 109 Abs. 1 SGB IV). Arbeitnehmende müssen ihren Arbeitgeber also nur noch informieren, dass sie erkrankt sind – die eAU kann dieser dann bei der Krankenkasse selbst abrufen.
- Nach wie vor enthält die eAu für den Arbeitgeber keine Diagnosedaten.
- Auch die Datenübertragung zum Arbeitgeber muss verschlüsselt und zu einer systemgeprüften Abrechnungssoftware erfolgen.
- Auf Wunsch können Arbeitnehmende übrigens weiterhin einen Papierausdruck mit allen Angaben zu ihrer Arbeitsunfähigkeit inklusive der Diagnosen für Ihre eigenen Unterlagen erhalten.
Die Umstellung gut vorbereiten
Es sind zwar noch ein paar Monate Zeit, aber Sie tun gut daran, die Einführung der eAU in Ihrem Unternehmen schon jetzt zu planen und vorzubereiten, denn es sind unter Umständen einige technische und administrative Umstellungen nötig.
Zum einen müssen die eAU-Anforderungen an die Krankenkassen aus systemgeprüften Programmen gesendet werden, die gegebenenfalls erst beschafft und eingeführt werden müssen. Klären Sie also ab, ob die von Ihnen eingesetzte Software „eAU-fit“ ist. Falls ja, sollten die zuständigen Beschäftigten für das neue Verfahren geschult werden.
Zum anderen müssen die rechtlichen Vorschriften der Übertragung eingehalten werden. Sie dürfen nämlich nur unter bestimmten Umständen auf die eAU zugreifen:
- Die betroffenen Mitarbeitenden müssen bei Ihnen beschäftigt sein.
- Die Mitarbeitenden müssen Ihnen mitgeteilt haben, dass ein eAU abzurufen ist.
Der elektronische Abruf bei der Krankenkasse ist ohnehin nur dann sinnvoll, wenn erkrankte Mitarbeitende ihre Arbeitsunfähigkeit bereits ärztlich feststellen lassen konnten und diese an die Krankenkasse übermittelt wurde. Bei ärztlicher Bescheinigung am vierten Krankheitstag sollte in der Regel ein Tag Puffer für die ärztliche Übermittlung der eAU an die Krankenkasse eingeplant werden. Bei Fortbestehen einer Arbeitsunfähigkeit ist der Abruf entsprechend erst einen Tag nach Ablauf der Erstbescheinigung sinnvoll.
Fazit
Nutzen Sie die Zeit bis Juli:
- Checken Sie, ob Ihre Verwaltungssoftware für die Abfrage der eAU geeignet ist.
- Überprüfen Sie Auswirkungen auf die etablierten Prozesse und passen Sie diese gegebenenfalls an.
- Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden.
Die Krankenkassen müssen übrigens die eAU schon jetzt zum Abruf bereitstellen – Sie können die Umstellung also auch früher vollziehen.