Datenschutz

Microsoft 365 – alles, nur nicht einfach

Verfasst von: Bastian Dingfeld
Berater für IT-Sicherheit und Datenschutz

Die Strukturen in IT-Landschaften verändern sich zunehmend mehr in die Richtung von Cloudangeboten mit modernen Arbeitsplatzumgebungen.

Diese sind weltweit verfügbar, ohne dass auch nur ein einziger Server im eigenen Serverraum oder Rechenzentrum stehen muss. Die Zeiten von gewohnten, klassischen IT-Umgebungen, bei denen alle Dienste und Programme lokal im eigenen Netzwerk laufen, sind vorbei – da hatte das Unternehmen alles unter seiner Kontrolle und die Zügel in der Hand.

Die Clouddienste von Microsoft 365 heißen jetzt Exchange-Online oder SharePoint-Online, anstatt Exchange Server 2019 oder SharePoint Server 2019. Auch Office-Produkte erhalten den Zusatz „Online“ und lassen sich ohne Installation im Browser nutzen. Neben den bekannten Programmen gibt es nun viele neue Werkzeuge, die Microsoft bereitstellt. Alles online – und es werden stetig mehr.

Was ist eigentlich der Unterschied zu OneDrive for Business?

Im modernen digitalisierten Unternehmen wird während der Teams-Besprechung gemeinsam an dem in SharePoint-Online hochgeladenen Dokument gearbeitet. Das Protokoll der Projektarbeit wird mittels OneNote festgehalten. In der Mittagspause wird im Off-Topic-Teams-Kanal mittels Forms abgestimmt, welcher Geburtstagskuchen nächste Woche für die Kollegin gebacken werden soll. Anstatt des Apfelkuchen-Rezeptes wird aus Versehen das Projektdokument geteilt. Dabei war das nicht für die Allgemeinheit bestimmt. Hätte das technisch verhindert werden können?

Währenddessen wird in Planner der neue Plan für den Küchendienst veröffentlicht. Um den Ärger über die Einteilung, an einem Montag sauber machen zu müssen, wo doch die Kolleginnen und Kollegen am Freitag wieder ihre Kaffeebecher einfach nur neben die Spüle gestellt haben, werden eifrig Emojis und animierte Gifs in das Projektteam gepostet. Woher stammen überhaupt die Gifs, die häufig bekannte Filmszenen zeigen?

Keine Zeit darüber nachzudenken, die Mittagspause wurde schon überzogen. Noch eben ein Video von der neuen Produktveröffentlichung in Stream geschaut und schon wieder fünf Minuten verloren. Dabei muss die Präsentation in Sway doch noch am selben Tag fertig werden. Schnell nochmal einen Kaffee geholt, bevor es ins nächste Teams-Meeting geht. Es wird wild zwischen den Apps jongliert, um immer die richtigen Daten und Funktionen parat zu haben, oder geht doch alles in einer zentralen Stelle? Der integrierte Kalender in Teams ist ganz nett, aber es wird doch lieber ein anderer Kalender als App eingebunden, den man schon privat nutzt. Er wird einfach aus dem Teams-App-Store ausgewählt, wo noch hunderte anderen Apps verfügbar sind. So viele Tools zur Auswahl gab es vor der Cloudumstellung nicht, da hatte die IT nichts erlaubt. Aber hat sie es nun erlaubt, oder weiß sie nur noch nichts davon, dass es sie gibt?

Nun wird die Zeit wirklich knapp, doch alle Arbeiten sind geschafft und das Wochenende naht. Zwei E-Mails kommen noch herein. Der Compliance-Manager möchte über die informelle und anzügliche Wortwahl und der Chef über die Bewertung der Produktivität reden. Woher wissen die das denn? Und dürfen die das überhaupt wissen? Termine sind für nächste Woche eingestellt, Ort: Büro, ganz offline.

Das Unternehmen und seine IT halten nun nicht mehr allein die Zügel in der Hand. Die Cloudanbieter geben das Tempo und die Inhalte vor und ihre Kunden müssen auf Neuerungen und Änderungen eingehen, diese kontrollieren und ggf. handeln. Betroffen sind Unternehmen, Mitarbeitende und die Kunden.

Microsoft 365 ist alles, nur nicht einfach.

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