Externe Datenschutzbeauftragte

Datenschutz kann nicht als abgegrenzter Bereich angesehen werden. Vielmehr überschneidet er sich mit vielen angrenzenden juristischen Fragestellungen. Datenschutzbeauftragte müssen Experten auf ihrem Gebiet sein. Ein komplexes Fachwissen muss antrainiert und stetig auf dem Laufenden gehalten werden.

Externe Datenschutzbeauftragte bilden sich aufgrund Ihrer Aufgabe regelmäßig fort. Auch und insbesondere zu Spezialthemen wie Standardvertragsklauseln und Cloud-Dienstleistungen.

Organisationen, die einen externen Datenschutzbeauftragten stellen,

Bei der Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten handelt es sich um einen Dienstvertrag, der fristgemäß gekündigt werden kann. Intern bestellte Datenschutzbeauftragte genießen einen Kündigungsschutz und können nicht ohne triftigen Grund abberufen werden. Das ist sinnvoll, da die Entscheidungen des Datenschutzbeauftragten nicht immer mit den Überlegungen und Wünschen des Managements übereinstimmen. Dennoch kann es für Organisationen bei schwerwiegenden Konflikten zu einer großen Herausforderung werden.

Wann lohnt sich die Berufung eines internen betrieblichen Datenschutzbeauftragten, wann die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragen? In diesem Prozess sollte sich das Management einer Organisation verschiedene Fragen stellen.

Ist die Kompetenz in den eigenen Reihen vorhanden? Interne Datenschutzbeaftragte müssen einiges an juristischem, aber auch technischem Fachwissen mitbringen, um der Rolle gerecht zu werden. Ist dieses nicht bereits vorhanden, müssen zunächst einige Fort- und Weiterbildungen stattfinden, um die Rolle adäquat besetzen zu können. Somit handelt es sich hierbei ebenfalls um eine Frage der finanziellen und personellen Ressourcen: Können wir einen Mitarbeitenden entbehren, oder müssten wir jemand neues einstellen? Und können wir uns die zeitlichen Ausfälle auf Grund von Fortbildungen und die Fortbildungskosten leisten?

Außerdem genießt ein interner betrieblicher DSB Kündigungsschutz und hat Ansprüche auf bspw. Fortbildungen und Ausstattung. Die Verantwortung bei Fehlentscheidungen muss dabei rechtlich dennoch die Geschäftsführung tragen.

Ein externer Datenschutzbeauftragter hingegen bringt das entsprechende Fachwissen bereits mit und bleibt (durch Fort- und Weiterbildung) immer auf dem neuesten Stand. Der Beratungsbedarf kann individuell ermittelt werden und sollten Sie unzufrieden sein, lässt sich das Vertragsverhältnis einfach aufkündigen. Bei Fehlentscheidungen haftet nicht das Management, sondern der externe DSB, außerdem können Ausfälle durch Urlaub und Krankheit durch andere Mitarbeitende in dem Beratungshaus aufgefangen werden.

Es lässt sich also zusammenfassen, dass diese Entscheidung von verschiedenen Faktoren abhängig ist:

In den meisten Fällen lohnt sich jedoch die Bestellung eines externen DSB.

Ein (externer) Datenschutzbeauftragter muss bestellt werden, wenn 20 Personen oder mehr ständig mit der Verarbeitung personenbezogener Daten im laufenden Betrieb beschäftigt sind.

Gut zu wissen: Die Anzahl der Mitarbeitenden ergibt sich nicht aus der Anzahl der Vollzeitstellen. Auch Auszubildende, Teilzeitkräfte, Ehrenamtliche oder Leiharbeitnehmer sind zu berücksichtigen, wenn sie auf personenbezogene Daten zugreifen (können).

Geht von einzelnen Verarbeitungstätigkeiten ein Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen aus oder ist die Organisation zur Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung verpflichtet, besteht die Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten auch bei weniger als 20 Personen.

Der Datenschutzbeauftragte ist der zuständigen Aufsichtsbehörde zu melden und eine Bestellungsurkunde ist anzufertigen.

Wir bieten die Stellung des externen Datenschutzbeauftragten in zwei Varianten an:

Je größer die Organisation ist, desto komplexer sind die Abläufe, die Erfordernisse geltenden Rechts und desto höher ist der Beratungsbedarf.

Für Organisationen mit über 100 Mitarbeitenden oder wenn besonders sensible Daten verarbeitet werden, empfehlen wir unser Individualmodell für die Stellung des Datenschutzbeauftragten. Wir ermitteln gemeinsam mit Ihnen den zu erwartenden Beratungsaufwand und unterbreiten Ihnen ein Angebot - maßgeschneidert auf Ihre individuellen Bedürfnisse.

Für kleine Organisationen und Vereine bieten wir unsere Kompaktmodelle an. Profitieren Sie von den günstigen Preisen und der (optionalen) Stellung des externen Datenschutzbeauftragten.

Vor allem für IT-Dienstleister ist Datenschutz essenziell. Durch Cloud-Lösungen, Apps oder Software setzen IT-Dienstleister die Anforderungen ihrer Kunden um und verarbeiten damit täglich große Mengen an personenbezogenen Daten. Deutsche Aufsichtsbehörden haben besonders bei dieser Berufsgruppe hohe Ansprüche und fassen den Begriff der Verarbeitung sehr weit. So handelt es sich bereits dann um eine Verarbeitung, wenn die Sichtung von personenbezogenen Daten nicht ausgeschlossen werden kann.

Beispielsweise durch den Support ist der IT-Dienstleister regelmäßig für den Beauftragenden tätig und kann somit auf (Kunden-)Daten zugreifen. Dadurch findet eine Auftragsverarbeitung statt, die durch einen Vertrag geregelt werden muss. Diese ist nur eine der vielen Anforderungen, die durch die DSGVO an IT-Dienstleister gestellt werden. Es müssen einige Pflichten erfüllt und deren Einhaltung nachgewiesen werden (Art. 28, Nr. 3, Abs. h).

Wir als Ihr externer Datenschutzbeauftragter unterstützen Sie bei der Einhaltung der Vorgaben und behalten zusammen den Überblick.