Ein Hinweisgebersystem nach der EU-Whistleblower-Richtlinie

Die Etablierung eines Hinweisgebersystems kann das interne Meldewesen und die Behandlung von Sachverhalten innerhalb der eigenen Organisation fördern, sodass es nicht zu (Reputations-)Schäden kommt. Als Anbieter eines Hinweisgebersystems entsprechend der EU-Whistleblower-Richtlinie unterstützen wir Sie bei der Etablierung und dem Betrieb des geforderten Meldewesens und dem dahinterliegenden Prozess. Damit Sie ab dem 02.07.2023 gesetzeskonform unterwegs sind.

Unser Angebot und die Unterstützungsmöglichkeiten sind vielfältig. Wir bieten Unternehmen ein hervorragend skalierbares Hinweisgebersystem als Managed-Service-Modell an. Bei Verdachtsmomenten sind wir für Ihre Beschäftigten und Stakeholder die erste Anlaufstelle und nehmen Meldungen vertrauensvoll entgegen. Nach einer ersten Plausibilitätsprüfung werden wir die vorab vereinbarten Kommunikationswege beschreiten und Ihnen bis zur Klärung des Sachverhaltes mit Rat und Tat zur Seite stehen. Hierfür stehen Ihnen praxiserprobte Compliance-Experten zur Verfügung, die gemeinsam mit Ihnen einen möglichen (Reputations-)Schaden bestmöglich regulieren und dabei die Einhaltung der gesetzlichen Fristen koordinieren. Bei Bedarf stellen wir die Ombudsperson, oder den externen Compliance-Beauftragten für Ihr Unternehmen und sorgen frühestmöglich für Compliance-Prozesse, sodass es gar nicht erst zu Compliance-Verstößen kommt. 

Das Hinweisgeberschutzgesetz soll Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber (oder auch “Whistleblower”) Schutz gewähren, wenn diese intern auf Missstände bei Ihren Arbeitgebern hinweisen. Man spricht in diesem Zusammenhang von “Whistleblowing”. Das Management von Organisationen und Unternehmen ist dazu aufgefordert ein internes Meldewesen in ihrem System einzurichten, bei denen eine Offenlegung von Hinweisgebenden unterbunden wird.

Doch auch auf der Seite des Unternehmens bietet das Hinweisgeberschutzgesetz Nützliches. Man erinnere sich an Edward Snowden (um nur einen der Fälle zu nennen). Verstöße können durch solche Systeme gemeldet werden, um sie schnellstens zu untersuchen und abzustellen. So können Missstände effektiver behoben und Haftungsansprüche vermieden werden. Ein Hinweisgebersystem schützt - Organisationen und Hinweisgeber. Zugleich kann es helfen, Vorfälle erst einmal intern zu behandeln, bevor sie möglicherweise an die Öffentlichkeit oder Presse gelangen.
 

Das Hinweisgeberschutzgesetz im Bundesjustizministerium

Dem Hinweisgeberschutzgesetz ist eine EU-Richtlinie voraus gegangen, die bis zum 17. Dezember 2021 in ein nationales Gesetz umgesetzt werden musste. Mit dem Hinweisgeberschutzgesetz ist das Bundesjustizministerium somit knapp ein Jahr zu spät. Erst im Herbst 2022 wurde ein Gesetzesentwurf der Bundesregierung dem Bundestag vorgestellt.
 

Das Hinweisgeberschutzgesetz: Der aktuelle Stand der Rechtslage

Mit der EU-Whistleblower Richtlinie 2019/1937 sollte der Schutz von Personen, die Verstöße innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation melden, gewährleistet sein. Die Umsetzung in ein deutsches Recht ließ jedoch lange nach dem Inkrafttreten der Richtlinie im Jahre 2019 auf sich warten. Als allerdings im Juli 2022 der Referentenentwurf vorlag, nahm die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes im Bundestag Fahrt auf.

So beschloss der Deutsche Bundestag am Freitag, 16. Dezember 2022, einen „besseren Schutz hinweisgebender Personen“ im beruflichen Umfeld und stimmte damit für den Hinweisgeberschutzgesetz Entwurf. Nun wurde das Gesetz verabschiedet und tritt ab 02.07.2023 in Kraft, was bedeutet, dass alle Beschäftigungsgeber mit mindestens 250 (ab 17.12.2023 mit mindestens 50) Mitarbeitenden ab diesem Zeitpunkt in der Pflicht der Bereitstellung und des Betriebs einer internen Meldestelle.

Das Hinweisgebersystem: Digitale Lösungen

Das Hinweisgeberschutzgesetz als Meldewesen für Fehlverhalten, Verstöße und Missstände gegen Gesetze, Richtlinien und freiwilligen Kodizes siedelt sich organisatorisch in den Bereich Compliance an. Von den Beteiligten am Meldewesen wird nicht zuletzt eine besondere Qualifikation und Verschwiegenheit erwartet. Zur Absicherung der sensiblen Informationen und Hinweise bieten sich digitale Hinweisgebersysteme an, die, nebst organisatorischen Maßnahmen, insbesondere Sicherheitstechnik mit an Bord haben, wie beispielsweise entsprechende Zertifizierungen (z. B. ISO 27001) und ein ausgeklügeltes Rollen- und Rechtekonzept bereithält.

Doch eine digitale Lösung ist nicht das Allheilmittel – es ist vielmehr eine sinnvolle Ergänzung zu altbekannten Kommunikationswegen, wie z. B.:

Ob analog oder digital: Sichere Kommunikation ist zentral. Dazu bedarf es nicht nur der richtigen Technik, sondern auch besonders geschulte Ombudspersonen oder Compliance-Beauftragte, die die sensiblen Hinweise und Informationen des Hinweisgebers legal entgegennehmen und bearbeiten. Die Aufgaben sind vielfältig. Neben der Sichtung von Hinweisen und der ersten Prüfung auf Plausibilität von gemeldetem rechtswidrigem Verhalten gilt es:

Letzteres gestaltet sich schwierig, wenn das Hinweisgebersystem über die Möglichkeit einer anonymen Meldung verfügt. Abhilfe schaffen hier sogenannte „tote Briefkästen“, über denen die anonyme Kommunikation mit Hinweisgebenden stattfinden und die Identität dessen geheim bleiben kann.

Mit dem Hinweisgebersystem von Althammer & Kill können Sie alle Ansprüche an die gesetzlichen Vorgaben konform erfüllen und Ihr Unternehmen gleichzeitig vor Fehlverhalten/Verstößen, aber auch Ihre Mitarbeitenden durch die Zusicherung von Anonymität schützen. Dabei haben Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber die Wahl zwischen verschiedenen Kanälen.

Ein Hinweis, viele Wege

Wir unterstützen Sie mit einem Hinweisgebersystem als Managed-Service-Modell mit persönlicher Erreichbarkeit, über verschiedene Kanäle

So können Sie Hinweisgebern ein einfach zu bedienendes System, mit mehr als einem Kanal und effektivem Schutz bieten. Unser Angebot ist vielfältig. Wir bieten Ihnen ein hervorragend skalierbares Hinweisgebersystem als Managed-Service-Modell mit persönlicher Erreichbarkeit an. Bei Verdachtsmomenten sind wir für Ihre Beschäftigten und Stakeholder die erste Anlaufstelle und nehmen Meldungen vertrauensvoll entgegen und die Bearbeitung auf.

Nach einer ersten Plausibilitätsprüfung werden wir die vorab vereinbarten Kommunikationswege beschreiten und Ihnen und Ihren Mitarbeitern bis zur Klärung des Sachverhaltes mit Rat und Tat zur Seite stehen. Hierfür stehen Ihnen praxiserprobte Compliance-Experten zur Verfügung, die gemeinsam mit Ihnen einen möglichen (Reputations-)Schaden bestmöglich regulieren und dabei die Einhaltung der gesetzlichen Fristen koordinieren. Bei Bedarf stellen wir die Ombudsperson oder den externen Compliance-Beauftragten für Ihre Organisation und sorgen frühestmöglich für Compliance-Prozesse, sodass es gar nicht erst zu Compliance-Verstößen kommt.