Gerade diejenigen, die nicht eine eigene E-Mail-Adresse im Unternehmensnetzwerk haben, stellen eine besondere Herausforderung dar, z. B. Ehrenamtliche, Freiwillige, externe Kooperationspartner und andere.
Aufgrund der positiven Resonanz und zahlreicher Nachfragen möchten wir Ihnen mit unseren kommenden Beiträgen die Funktionalitäten von LearnBase Schritt für Schritt vorstellen und heute auf die Teilnehmerverwaltung eingehen.
Die Teilnehmendenverwaltung im klassischen Gewand
In der Teilnehmendenverwaltung können Sie in LearnBase Nutzer importieren, Verzeichnisse und Zugänge verwalten und Fortschritte Ihrer E-Learnings verfolgen. Weil unser Ansatz ist, anwenderfreundliche und pragmatische Lösungen zu entwickeln, haben wir nach diesem Bild auch die Teilnehmendenverwaltung gestaltet.
Unter dem Untermenüpunkt „Teilnehmende verwalten“ sehen Sie alle Teilnehmenden, welche entweder über eine Schnittstelle aus einer Datenquelle importiert oder manuell angelegt worden sind.
Ihre Verzeichnisse können Sie unter dem Untermenüpunkt „Verzeichnisse verwalten“ einsehen und verwalten. Damit ist gemeint, dass Sie neben Neuanlagen auch bereits bestehende Verzeichnisse aktualisieren können.
Sobald Sie sich für eine Datenquelle entschieden haben, über welche Benutzerdaten importiert werden sollen, erscheint dieses neue Verzeichnis als gesonderter Untermenüpunkt (in der Abbildung als „Internal directory“).
Die Parallelität von Datenquellen oder: wie LearnBase über Schnittstellen Arbeitsschritte spart
So performant und leicht bedienbar LearnBase im Frontend als E-Learning-Plattform ist, so mächtig und voller Power ist es im Backend - insbesondere was die Schnittstellen betrifft. LearnBase verfügt über die Möglichkeit mehrere Datenquellen parallel zu schalten. Sie entscheiden selbst, welche Daten aus Ihrem Personalverwaltungssystem, Ihrem Active Directory oder aus Excel-Listen importiert werden sollen. LearnBase unterstützt zudem bereits eine offizielle Schnittstelle zu Connext-Vivendi PEP. Ein, besonders in der Sozialbranche, geschätztes und weit verbreitetes Personalverwaltungssystem.
Zugänge und wie Sie selbst darüber die Kontrolle haben
Sobald die ersten Berührungspunkte mit dem Thema der Zugänge entstehen, müssen im Vorfeld einige Fragen beantwortet werden. Es muss geklärt werden, wer genau Zugang benötigt und über welchen Weg der Zugang ermöglicht werden soll. Insbesondere in der Sozialbranche kann es passieren, dass ehrenamtliche Helfer über keine eigene E-Mail verfügen, da Sie nicht fest im System der Organisation oder des Unternehmens gelistet sind. Dafür werden Sie in separaten Excel-Dokumenten dokumentiert und gepflegt. Auch kann es passieren, dass nicht alle Mitarbeitende über einen Dienst-Laptop verfügen und mit ihren privaten Endgeräten an der Schulung teilnehmen müssen. Hier gilt es, aber auch diesen Mitarbeitenden die Teilnahme an einer Schulung oder Unterweisung zu gewähren. LearnBase bietet mehrere Möglichkeiten des Zugangs, egal ob über die persönliche E-Mail-Adresse, einen Zugangscode in Verbindung mit dem Namen oder der Personalnummer oder über Sigle-Sign-On (SSO), z. B. über den Vivendi PEP-SelfService.
Was die einzelnen Zugangsmöglichkeiten ausmacht, sehen Sie wie folgt:
- E-Mail-Adresse und Passwort
Benutzer werden über ihre persönliche E-Mail-Adresse eingeladen und können mittels eines direkten Links auf LearnBase zugreifen. Alternativ ist der Login per Benutzername und Passwort möglich. - Voucher mit Namen und Zugangscode
Für Teilnehmende ohne eigene E-Mail-Adresse kann ein Voucher gedruckt werden, auf dem ein individueller Zugangscode ähnlich dem Buchungscode bei Flugtickets enthalten ist. Durch Eingabe von Personalnummer oder Nachname in Verbindung mit dem Buchungscode ist damit ein Login auch für diejenigen Teilnehmenden möglich, die über keine E-Mail-Adresse verfügen.
- Single-Sign-On (SSO)
Der Zugang über SSO ermöglicht Ihnen eine einfache Anmeldung über Ihren Organisations- bzw. Unternehmenszugang. Im Moment wird dies direkt aus Vivendi PEP unterstützt und weitere Systeme sind in Vorbereitung bzw. auf Anfrage verfügbar.
Was Sie bei der Einführung von LearnBase berücksichtigen sollten
Die Teilnehmendenverwaltung ist ein mächtiges Instrument, welches es Ihnen erlaubt auf einfache und unkomplizierte Weise Ihre Kursteilnehmenden und die dazugehörigen Zugänge zu verwalten. Wir empfehlen deshalb sich im Vorfeld Gedanken darüber zu machen, welche Daten Sie für Ihre Schulungen und Unterweisungen benötigen, welche Programme oder Dateien Ihre Datenquellen darstellen und auf welche Art Sie die Zugänge ermöglichen möchten. Selbstverständlich unterstützen wir Sie bei der Einführung gerne und stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.
Sollten Sie Fragen zu LearnBase haben können Sie sich jederzeit an unser Team unter info@althammer-kill.de wenden.