Künstliche Intelligenz ist längst überall – in Prozessen, Produkten und Projekten. Doch mit der Technik allein ist es nicht getan. Wer KI im Unternehmen einführen oder steuern will, braucht mehr: Klarheit, Verantwortung und verbindliche Regeln. Eine KI-Richtlinie schafft genau das. Doch wie sieht so ein Regelwerk konkret aus?
Warum eine KI-Richtlinie kein „nice to have“, sondern Pflichtprogramm ist
KI-Anwendungen verbreiten sich in Organisationen oft schneller, als man denkt. Mitarbeitende probieren Tools aus, Teams integrieren Funktionen in Produkte – der KI-Einsatz passiert, bevor es offizielle Prozesse dafür gibt. Was fehlt, sind Rahmenbedingungen.
Eine KI-Richtlinie hilft Schatten-IT zu vermeiden. Sie dokumentiert sichtbar, was erlaubt ist – und was nicht. Sie schafft Transparenz, definiert Verantwortlichkeiten und regelt den Umgang mit Chancen und Risiken. Vor allem aber: Sie reduziert Risiken. Vor Datenschutzverstößen, Compliance-Problemen und Fehlentscheidungen durch falsch eingesetzte Technologie.
Was eine gute KI-Richtlinie ausmacht – und warum sie individuell sein muss
Jede Organisation ist anders – genauso wie der Einsatz von KI. Deshalb gibt es kein Regelwerk von der Stange. Aber es gibt bewährte Bausteine, die in keiner Richtlinie fehlen sollten. Im Whitepaper „Der Weg zu einer pragmatischen KI-Richtlinie“ stellen wir diese fundiert und praxisnah vor.
Die wichtigsten Elemente im Überblick:
- Ziele, Geltungs- und Anwendungsbereich
Was will die Organisation mit der Richtlinie erreichen? Für wen und was gilt sie? - Compliance-Anforderungen
Welche rechtlichen Grundlagen sind zu beachten – etwa DSGVO, kirchliches Datenschutzrecht oder die KI-Verordnung (KI-VO)? - Nutzungsregeln für KI-Systeme
Wer darf welche KI-Anwendungen wie nutzen? Was ist erlaubt, was nicht? - Umgang mit externen Tools (z. B. ChatGPT, Gemini, Copilot)
Unter welchen Bedingungen dürfen öffentlich zugängliche KI-Systeme verwendet werden? - Regeln für das Training eigener KI-Modelle
Dürfen unternehmensinterne Daten verwendet werden? Wenn ja: welche, wie und mit welcher Rechtsgrundlage? - Einführungs- und Freigabeprozesse
Wie gelangen neue KI-Tools oder -Funktionen in die Organisation? Wer entscheidet über die Freigabe? - Rollen und Zuständigkeiten
Wer ist wofür verantwortlich – z. B. Fachabteilung, IT, Datenschutzbeauftragter oder Compliance-Verantwortliche?
KI-Verordnung der EU: Warum sie Ihre Richtlinie prägt
Die europäische KI-Verordnung (KI-VO) ist in Kraft getreten. Sie bringt erstmals verbindliche Regeln für den Einsatz von KI in der EU. Für Organisationen bedeutet das: Die neue Gesetzgebung muss berücksichtigt werden – nicht irgendwann, sondern ab sofort.
Die Verordnung unterscheidet unter anderem:
- Anbieter von KI-Systemen – also Entwickler oder Inverkehrbringer
- Betreiber – also Organisationen, die KI nutzen
Je nach Rolle ergeben sich unterschiedliche Pflichten: Anbieter müssen technische und organisatorische Anforderungen erfüllen, Betreiber benötigen v. a. organisatorische Maßnahmen – etwa Risikomanagementsysteme, Transparenzregeln und Nachweisdokumentation. Auch diese Anforderungen sollten in die KI-Richtlinie einfließen.
Die Risikoklassifizierung
KI-Anwendungen werden künftig in vier Risikoklassen eingeteilt:
- Verbotene Praktiken (z. B. Social Scoring, manipulative Systeme)
- Hochriskante Anwendungen (z. B. KI in Medizin oder Personalgewinnung)
- Begrenzte Risiken
- Minimale Risiken
Die Einstufung bestimmt den Handlungsbedarf – und gehört unbedingt in Ihre KI-Strategie und die zugehörige Richtlinie.
Datenschutz und Datenethik: Worauf Sie besonders achten müssen
Ein zentrales Thema ist der Datenschutz – vor allem bei der Nutzung personenbezogener Daten für Trainingszwecke. Denn: Jedes Training eines KI-Modells mit personenbezogenen Informationen ist eine neue Verarbeitung. Und die braucht:
- eine klare Rechtsgrundlage gemäß geltender Datenschutzgesetze,
- eine Information der Betroffenen,
- technische und organisatorische Maßnahmen zur Sicherheit
- und Datenminimierung.
Was oft vergessen wird:
Auch die Anonymisierung von Daten gilt rechtlich als Verarbeitung. Wer also denkt, er könne durch Anonymisieren auf der sicheren Seite sein, irrt – zumindest, solange die Anonymisierung nicht wasserdicht ist.
Eine gute KI-Richtlinie adressiert genau diese Fallstricke. Und sie schafft Spielräume – für eine datenschutzkonforme Nutzung, statt totalem Verbot.
Organisatorische Einbettung: Von der Richtlinie zur gelebten Praxis
Eine KI-Richtlinie allein macht noch keine verantwortungsvolle KI-Nutzung. Sie muss gelebt werden. Das heißt: Führungskräfte, Teams und Mitarbeitende brauchen Orientierung, Schulungen – und die Möglichkeit, sich mit Fragen an kompetente Stellen zu wenden.
Unsere Empfehlung:
- Starten Sie mit Pilotprojekten.
So testen Sie neue Tools in kontrollierter Umgebung – und lernen dabei. - Begleiten Sie die Einführung mit Schulungen.
Von Basiswissen über ethische Fragestellungen bis zu rechtlichen Implikationen – Know-how ist die beste Versicherung. - Benennen Sie Ansprechpersonen.
Ob IT, Datenschutz oder Compliance – Verantwortlichkeit schafft Vertrauen.
So unterstützen wir Organisationen auf dem Weg zur eigenen KI-Richtlinie
Das Whitepaper von Althammer & Kill bietet nicht nur einen strukturierten Überblick. Es liefert auch konkrete Handlungsempfehlungen, Formulierungsvorschläge und Hinweise auf typische Stolperfallen. Darüber hinaus begleiten wir Organisationen individuell:
- mit Schulungen und Webinaren rund um KI, Datenschutz und Compliance,
- mit KI-Readiness-Checks, um den Reifegrad Ihrer Organisation zu analysieren,
- mit der Erstellung oder Prüfung von KI-Richtlinien,
- mit KI-Beratung rund um Ihr Unternehmen und Ihrer Prozesse
- mit der Stellung von externen KI-Beauftragten
- uvm.
Kurz: Wir machen Organisationen fit für den bewussten und regelkonformen Umgang mit KI – praxisnah, effizient und pragmatisch.
Fazit: Klare Regeln schaffen Vertrauen – und schützen Ihre Organisation
KI ist gekommen, um zu bleiben. Ob wir wollen oder nicht. Wer den Umgang damit nicht aktiv gestaltet, riskiert Kontrollverlust, Datenschutzverstöße und Imageschäden. Eine KI-Richtlinie ist daher kein Luxus, sondern ein Muss – für alle Organisationen, die mit der Zeit gehen wollen, ohne ins Stolpern zu geraten.
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